En principe, les rémunérations d'une occupation salariée versées par l’employeur et les pensions payées par la caisse de pension sont passibles de la retenue d’impôt à la source sur base d'une fiche de retenue d'impôt.
Dès réception de la fiche de retenue d'impôt, le salarié ou pensionné devra vérifier les inscriptions qui y figurent.
La retenue d’impôt est à opérer par l'employeur ou la caisse de pension pour compte et à décharge du salarié ou pensionné. L'employeur ou la caisse de pension sont personnellement responsables de l'impôt retenu ainsi que de l’impôt qui aurait dû être retenu, à moins que, dans ce dernier cas, il ne soit établi que le défaut ou l’insuffisance de retenue ne lui est pas imputable. Il en résulte que le salarié ou le pensionné doit, en principe, être en possession d'une fiche de retenue d'impôt, celle-ci constituant le document permettant à l'employeur ou à la caisse de pension d'opérer une retenue d'impôt exacte sur la rémunération ou la pension et de bonifier au salarié ou au pensionné les crédits d'impôt applicables (CISSM, CIM, CIS et CI-CO2 salarié, CIP et CI-CO2 pensionné).
Les compétences des bureaux RTS émetteurs des fiches de retenue d’impôt pour salariés et pensionnés sont dépendantes de la commune de résidence actuelle du contribuable (Bureaux RTS compétent).
L'émission des fiches de retenue d'impôt sans intervention et sans demande de la part du contribuable ne dégage pas ce dernier de l'obligation de se procurer, le cas échéant, une fiche de retenue d'impôt (Fiches de retenue d'impôt pluriannuelles).
A défaut d’une fiche de retenue d'impôt, l'employeur est obligé de déterminer la retenue d'impôt d'après les dispositions tarifaires les plus onéreuses, c'est-à-dire la retenue d’impôt correspondant au barème de la retenue applicable à un salaire ordinaire de la classe d’impôt 1 sans que cette retenue d’impôt puisse être inférieure à 33% de la rémunération semi-nette. Cette retenue pourra être redressée à partir de la date de validité inscrite sur la fiche de retenue d’impôt :
- par l'employeur, suite à la mise à disposition de la fiche, ou
- par l'ACD par décompte annuel (modèle 163) (régularisation sur demande) ou l’imposition par voie d'assiette (déclaration pour l’impôt sur le revenu - modèle 100).
Le salarié soumis à l'imposition forfaitaire est dispensé de la remise d'une fiche de retenue d'impôt à son employeur du fait que les indications y figurant ne sont pas à prendre en considération pour la détermination de l'impôt forfaitaire.
Il s’agit
- des salariés engagés temporairement par l’employeur pour effectuer des travaux occasionnels ;
- des salariés intérimaires au titre de contrats de mission soumis à l’imposition forfaitaire ;
- des salariés occupés exclusivement par les employeurs dans le cadre de leur vie privée pour des travaux de ménage, pour la garde d'enfant ainsi que pour assurer des aides et des soins nécessaires en raison de leur état de dépendance ;
- des salariés non résidents occupés pour le compte d’une entreprise maritime agréée à bord d’un navire exploité en trafic international.
Les bureaux d'imposition pour personnes physiques sont compétents pour le contrôle et la fixation de l'impôt dû de l'année d’imposition échue par voie d'assiette (déclaration pour l’impôt sur le revenu - modèle 100).
Les bureaux RTS sont compétents pour le contrôle et la fixation de l'impôt dû de l'année d’imposition échue par décompte annuel (modèle 163) et pour l'établissement et la modification des fiches de retenue d'impôt de l'année d’imposition en cours (modèle 164).
Les bureaux de recette sont compétents pour la comptabilisation des recouvrements et remboursements.