Signalement whistleblower

Les dispositions sont prévues par la loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 (« Loi du 16 mai 2023 ») du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.

La Loi du 16 mai 2023 protège les auteurs de signalement travaillant dans le secteur privé ou public qui ont obtenu des informations sur des violations dans un contexte professionnel (relation de travail actuelle, passée ou future) (Art. 2 de la Loi du 16 mai 2023), y compris :

• les travailleurs (y compris les fonctionnaires et employés de l’Etat) ;
• les travailleurs indépendants ;
• les actionnaires et les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance d’une entreprise, y compris les membres non exécutifs ainsi que les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non ;
• toute personne travaillant sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.

Elle protège également :

• les facilitateurs (personne physique qui aide un auteur de signalement de façon confidentielle) ;
• les tiers qui sont en lien avec les auteurs de signalement et qui risquent de faire l’objet de représailles, tels que les collègues ou proches de l’ auteur de signalement ;
• les entités juridiques appartenant à l’auteur de signalement pour lesquelles il travaille, ou avec lesquelles il a des liens professionnels ;
• les personnes qui ont signalé ou divulgué des informations sur des violations de manière anonyme, mais qui sont identifiées par la suite et font l’objet de représailles ;
• les personnes qui signalent des violations auprès des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents.

Ne sont pas concernés par cette protection :

• les signalements de violations relatives à la sécurité nationale ;
• les auteurs de signalement dont les relations sont couvertes par :
  • le secret médical ;
  • le secret des relations entre un avocat et son client ;
  • le secret professionnel auquel un notaire ou un huissier de justice sont tenus ;
  • le secret des délibérations judiciaires ;
  • les règles en matière de procédures pénales.

Le signalement auprès de l’ACD ne devrait toutefois pas être utilisé pour des faits qui sont manifestement de nature pénale. Les personnes ayant connaissance de tels faits, susceptibles de constituer un crime ou un délit, sont invitées à faire une dénonciation au procureur d’État.

L’ACD ne traitera que des signalements portés à sa connaissance et relevant de son domaine de compétence. Dans les autres cas, le signalement sera adressé à l’autorité compétente, en charge du domaine d’activité duquel relève le signalement en question.

Les signalements effectués par toute personne de bonne foi qui ne tombent pas sous le champ d’application de la Loi du 16 mai 2023, seront traités avec le même degré de confidentialité.

Lorsqu’un contribuable a un différend concernant son imposition ou son recouvrement, il est invité à exercer les voies de droit prévues par la loi générale des impôts en la matière.

L’auteur de signalement peut signaler toute violation du droit national et/ou du droit de l’Union, c’est-à-dire les actes ou omissions qui :

• sont illicites ; ou
• vont à l’encontre du cadre législatif ou règlementaire en matière d’impôts directs ou de toute autre matière relevant de la compétence matérielle de l’ACD.

Il peut communiquer toute information, y compris des soupçons raisonnables, concernant :

• des violations effectives ou potentielles ; et
• des tentatives de dissimulation de ces violations ;

qui se sont produites ou sont très susceptibles de se produire :

• dans l’organisation dans laquelle il travaille ou a travaillé ; ou
• dans une autre organisation avec laquelle il est ou a été en contact dans le cadre de son travail.

L’auteur de signalement ne peut pas divulguer des informations qu’il a obtenues ou auxquelles il a eu accès en commettant une infraction pénale.

Pour être protégé contre toutes formes de représailles au sens de la Loi du 16 mai 2023, l’auteur de signalement doit :

• avoir eu des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement et qu’elles relèvent du champ d’application matériel et personnel de la Loi du 16 mai 2023; et
• avoir effectué un signalement de préférence interne (via les canaux de signalement de son entreprise ou administration), ou à défaut externe (via les canaux de signalement de l’ACD), ou public (suite à un signalement externe sans résultat).

L’ACD s’engage à protéger l’identité de l’auteur de signalement dans les limites de la législation applicable.

Ainsi, l’ACD ne divulguera en aucun cas :

• ni l’identité de l’auteur de signalement  ou d’une tierce personne éventuellement impliquée sans le consentement exprès de l’auteur de signalement ;
• ni aucune autre information à partir de laquelle l’identité de l’auteur de signalement peut être directement ou indirectement déduite.

La confidentialité quant à l’identité de l’auteur de signalement ne peut être levée que dans le cas d’une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi[1] modifiée du 8 juin 2004 sur la liberté d’expression dans les médias ou le droit de l’Union européenne dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.

Dans un tel cas, l’ACD informe l’auteur de signalement par écrit avec une explication des motifs avant que son identité ne soit divulguée, à moins qu’une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées.

Si un signalement ne tombe pas sous le champ de compétences de l’ACD, ce signalement sera transmis de manière confidentielle et sécurisée à l’autorité compétente visée par l’article 18 de la Loi du 16 mai 2023. Les données collectées peuvent être transmises à d’autres autorités nationales compétentes ou à des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne compétents dans le cadre de la coopération prévue par l’article 19 de la Loi du 16 mai 2023.

Si un signalement adressé à l’ACD doit faire l’objet d’une enquête concernant les faits allégués, les personnes habilitées à accéder aux signalements transmettent le signalement, en fonction de son objet, aux services compétents au sein de l’ACD. Si l’anonymisation n’est pas possible sans compromettre les activités d’enquête et de contrôle de l’ACD, ne seront transmises que les données personnelles nécessaires à l’investigation.

[1] p.exp : dans le cas où les faits rapportés sont susceptibles de constituer une infraction pénale.

Chaque entité du secteur privé (à partir de 50 salariés) et du secteur public (sauf communes de moins de 10 000 habitants et entités de moins de 50 travailleurs) doit proposer des canaux et procédures de signalement interne et en assurer le suivi.

Les entités du secteur privé qui comptent 50 à 249 travailleurs peuvent partager des ressources pour la réception et le suivi des signalements internes.

Les personnes désirant signaler des violations de la loi sont encouragées à privilégier le signalement interne avant de recourir à un signalement externe, à moins que le signalement interne risque de leur porter préjudice (représailles de l’employeur par exemple).

Oui, mais d’après l’article 5 de la Loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, les signalements sont à transmettre d’abord en utilisant la procédure en interne.

Les personnes désirant signaler des violations de la loi peuvent effectuer un signalement externe auprès de l’ACD soit directement, soit après avoir effectué un signalement interne pour autant qu’il soit possible de remédier efficacement à la violation en interne et qu’elles estiment qu’il n’y a pas de risque de représailles.

Toute personne qui souhaite signaler des violations de la législation entrant dans le domaine de compétences de l’ACD, peut s’adresser à l’ACD en français, en luxembourgeois ou en allemand :

• via les formulaires de signalement standard ou anonyme;
• par courrier postal : Direction des contributions, Division juridique, c/o Whistleblowing, L-2982 Luxembourg ;
• par téléphone au numéro : 52-123 pendant les heures de bureau pour un premier contact.

Le formulaire web permet d’effectuer une dénonciation anonyme. L’indication d’une adresse e-mail non professionnelle est obligatoire.

Le formulaire web (standard ou anonyme) est à privilégier dans la mesure où ce canal permet de garantir au mieux les exigences d’indépendance et d’autonomie pour la réception et le traitement des signalements reçus conformément à l’article 17 de la Loi du 16 mai 2023.

La déclaration et les pièces y relatives peuvent aussi être envoyées, par courrier, à l’adresse postale suivante : Administration des contributions directes, Direction des contributions, Division juridique, c/o Whistleblowing, L-2982 Luxembourg.

Les canaux de signalement externes de l’ACD garantissent l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations transmises. Seuls certains agents de l’ACD habilités ont accès aux informations ainsi transmises et sont tenus de respecter le secret fiscal conformément aux dispositions du paragraphe 22 de la loi générale des impôts.

L’auteur de signalement doit disposer de motifs raisonnables de croire que les informations qu’il transmet à l’ACD ainsi que toutes les allégations qu’elles contiennent sont sincères et vraies. Des pièces corroborant ces révélations pourront être fournies, via la plateforme One-time-Exchange (OTX), sans pour autant commettre des infractions ou des imprudences pour se les procurer.

Si l’auteur du signalement souhaite joindre des pièces justificatives, un mail devra être envoyé à l'adresse ACD.whistleblowing@co.etat.lu pour recevoir un lien OTX.

Il recevra également un numéro de référence contenu dans l’objet du mail concernant l’accusé de réception. Il devra l’utiliser pour toutes correspondances avec l’ACD dans le cadre du signalement uniquement. Veuillez consulter le guide de l’utilisateur ci-indiqué concernant le fonctionnement OTX.

La déclaration et les pièces y relatives peuvent aussi être envoyées, par courrier, à l’adresse postale suivante : Administration des contributions directes, Direction des contributions, Division juridique, c/o Whistleblowing, L-2982 Luxembourg.

L’ACD reçoit et assure le suivi des signalements tombant sous son champ de compétences. Elle peut demander par écrit à l’entité visée par le signalement la communication de tous les renseignements qu’elle juge nécessaires, dans le strict respect de la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement.

L’ACD s’assure notamment :

• d’accuser réception du signalement dans un délai de 7 jours à compter de sa réception, sauf en cas :
  • de demande contraire expresse de l’auteur de signalement ; ou
  • de motifs raisonnables de croire qu’accuser réception du signalement compromettrait la protection de l’identité de l’auteur de signalement ;
• d’un suivi diligent.

L’auteur du signalement recevra un numéro de référence dans l’objet de l’email (i.e. WHL_YYYYMMDD_ XXXX) qu’il devra utiliser pour toute correspondance avec l'équipe Whistleblowing de l’ACD dans le cadre du signalement uniquement.

En raison des dispositions applicables au regard du paragraphe 22 de la loi générale des impôts couplée aux dispositions relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, aucune des mesures ou démarches entreprises par l’ACD sur base des informations reçues ne pourra être communiquée à l’auteur de signalement.

Si l’ACD n'est pas compétente sur le fond pour traiter un signalement reçu, et si l'autorité destinataire est une des autorités compétentes énumérées à l'article 18 de la Loi du 16 mai 2023, l’ACD transmettra le signalement reçu de manière confidentielle et sécurisée dans son intégralité via le canal de signalement externe indépendant et autonome de l'autorité compétente. L'autorité destinataire sera alors chargée de prévenir sans délai l'auteur du signalement de ce transfert ; et inversement, l’ACD sera chargée de prévenir sans délai l’auteur du signalement, lorsque cette dernière recevra un signalement d’une autre autorité qui n’était pas compétente.

L’ACD informera l’auteur de signalement de toute transmission de son signalement à une autorité compétente visée à l'article 18 de la Loi du 16 mai 2023.

En vertu de l’article 18 de la Loi du 16 mai 2023, l’ACD peut prononcer une amende administrative à l’encontre des personnes physiques et morales :

1. qui entravent ou tentent d’entraver un signalement ;
2. qui refusent de fournir les renseignements demandés par l’ACD dans le cadre de sa mission ou fournissent des renseignements incomplets ou faux ;
3. qui portent atteinte à la confidentialité dont jouissent les auteurs de signalements ;
4. qui refusent de remédier à la violation constatée ;
5. qui, en violation de la Loi du 16 mai 2023, n’établissent pas les canaux et les procédures pour le signalement interne et leur suivi.

L’amende ainsi prononcée peut aller de 1 500 euros à 250 000 euros. Le maximum de l’amende peut être doublé en cas de récidive dans les 5 ans à partir de la dernière sanction devenue définitive.

Un recours en réformation contre les décisions prises par l’ACD en vertu de la Loi du 16 mai 2023 peut être introduit devant le tribunal administratif endéans un délai d’un mois à compter de la notification de la décision.

En vertu de l’article 27 (5) de la Loi du 16 mai 2023, l’auteur de signalement qui a sciemment signalé ou divulgué publiquement de fausses informations, pourra se voir infliger une peine d’emprisonnement de 8 jours à 3 mois de prison et une amende de 1 500 euros à 50 000 euros.

De plus, en référence à l’article 27 (6) de la Loi du 16 mai 2023, la responsabilité civile de l’auteur d’un faux signalement sera engagée. L’entité qui a subi des dommages peut demander réparation du préjudice subi devant la juridiction compétente.

Un auteur de signalement qui divulgue publiquement une violation bénéficie de la protection de la loi si :

• il a d’abord effectué soit un signalement interne et externe, soit directement un signalement externe mais aucune mesure appropriée n’a été prise en réponse au signalement dans les 3 mois suivant le signalement ; ou
• il a des motifs raisonnables de croire que :
  • la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public (par exemple lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible) ; ou
  • en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il y a peu de chances qu’il soit véritablement remédié à la violation, en raison des circonstances particulières de l’affaire (par exemple lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu’une autorité peut être en collusion avec l’auteur de la violation ou impliquée dans la violation).

Les auteurs de signalement qui répondent aux conditions de protection n’enfreignent pas la loi quant à la divulgation d’informations et n’encourent aucune responsabilité :

• concernant le signalement (interne et/ou externe) ou la divulgation publique pour autant qu’ils aient eu des motifs raisonnables de croire que le signalement ou la divulgation publique était nécessaire pour révéler une violation du droit ;
• en ce qui concerne l’obtention des informations qui sont signalées ou divulguées publiquement, ou l’accès à ces informations (sauf si cette obtention ou accès constitue une infraction pénale autonome) ;
• du fait des signalements ou des divulgations publiques effectués, y compris dans les procédures judiciaires pour diffamation, violation du droit d’auteur, violation du secret, violation des règles en matière de protection des données ou divulgation de secrets d’affaires, ou pour des demandes d’indemnisation fondées sur le droit privé, le droit public ou le droit collectif du travail.

Ils peuvent alors invoquer ce signalement ou cette divulgation publique pour demander l’abandon de la procédure.

Mesures de représailles interdites

Toutes formes de représailles, y compris les menaces et tentatives de représailles, sont interdites à l’égard des auteurs de signalement en raison du signalement qu’ils ont effectué.

Sont notamment interdites et nulles de plein droit :

• la suspension d’un contrat de travail, la mise à pied, le licenciement, le non-renouvellement ou la résiliation anticipée d’un contrat de travail à durée déterminée ou des mesures équivalentes ;
• la rétrogradation ou le refus de promotion ;
• le transfert de fonctions, le changement de lieu de travail, la réduction de salaire, la modification des horaires de travail ;
• la suspension de la formation ;
• les mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris une sanction financière ;
• la non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque le salarié pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
• l’évaluation de performance ou l’attestation de travail négative ;
• la résiliation anticipée ou l’annulation d’un contrat pour des biens ou des services ;
• l’annulation d’une licence ou d’un permis.

Sont également interdites :

• la coercition, l’intimidation, le harcèlement ou l’ostracisme ;
• la discrimination, le traitement désavantageux ou injuste ;
• le préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux sociaux, ou les pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
• la mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du secteur ou de la branche d’activité ;
• l’orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.

Action contre des mesures de représailles

L’auteur de signalement qui subit des mesures de représailles peut, dans les 15 jours qui suivent la notification des mesures, demander à la juridiction compétente de constater la nullité des mesures et d’en ordonner la cessation.

La personne qui n’a pas invoqué la nullité des mesures de représailles ou qui en a déjà obtenu la nullité, peut encore exercer une action en dommages et intérêts.

Renversement de la charge de la preuve

L’auteur de signalement qui subit des mesures préjudiciables bénéficie d’office de la présomption que ces mesures ont été prises contre lui en représailles au signalement.

Il incombe donc à la personne qui a pris les mesures d’en établir les motifs.

Finalité du traitement

Aux fins de l’accomplissement des missions qui lui sont confiées par la Loi du 16 mai 2023, et plus précisément concernant le traitement des signalements, l’ACD peut être amenée à traiter des données personnelles.

Tout traitement de données à caractère personnel effectué en vertu de la Loi du 16 mai 2023, y compris l’échange ou la transmission de données à caractère personnel par les autorités compétentes, est effectué conformément au règlement (UE) 2016/679, ci-après « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD ».

En tant qu’autorité publique traitant des données à caractère personnel, l’ACD est tenue de respecter les obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable de traitement.

Après examen, si nécessaire et sous réserve des obligations tenant à la confidentialité ci-dessus, les données personnelles ainsi obtenues peuvent être traitées dans le cadre de l’exercice des missions ou d’enquêtes relevant du champ de compétence de l’ACD. Dans ce contexte, le traitement des données est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont l’ACD est investie (article 6, paragraphe 1, sous e) du RGPD).

Durée de conservation

Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont effacées sans retard injustifié.

Les données personnelles obtenues par le biais d’un signalement jugé infondé, tombant en dehors du champ de compétence de l’ACD par les agents habilités sont archivées sans délai.

Les données personnelles obtenues par le biais d’un signalement sont conservées pendant 10 ans suivant la clôture de l’enquête menée par l’ACD dans l’exercice de ses missions respectives ou de la procédure concernant les faits allégués dans le signalement jusqu’à la fin de la période de recours.

Conformément à la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage, les dossiers présentant une valeur patrimoniale doivent être conservés à des fins d’archivage dans l’intérêt public au-delà de ces durées d’utilité administrative.

Contact délégué à la protection des données

Pour toute question concernant les traitements de vos données à caractère personnel effectués par l’ACD, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données de l’ACD par e-mail à l’adresse suivante : DPO@co.etat.lu.

Administration des contributions directes

Direction des contributions,

Division juridique, c/o whistleblowing,

L-2982 Luxembourg

E-mail : ACD.whistleblowing@co.etat.lu

Tél. : 247-52123 pendant les heures de bureau pour un premier contact.

Office des signalements

13, rue Erasme, Centre administratif Werner

L-1468 Luxembourg

E-mail: ods.info@mj.etat.lu

• Loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive UE 2019-1937
• Directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union
• Formulaire de signalement standard ou anonyme (canal permettant de garantir au mieux les exigences d’indépendance et d’autonomie pour la réception et le traitement des signalements)
• Guide utilisateur OTX
• Office des signalements