Fiches pluriannuelles électroniques (Volet employeur)

 

  1. Introduction
  2. Personnes concernées
  3. Différentes dates-clé
  4. Dispositions pratiques
  5. Formats XML
  6. Contacts
  7. Foire aux questions (FAQ)
  8. Voir aussi

 

1. Introduction

A partir du 1er mai 2021 l’Administration des contributions directes (ACD) introduira les fiches pluriannuelles électroniques, ceci dans le but de faire un pas supplémentaire vers la digitalisation.

A partir de cette date les fiches de retenue d’impôt des salariés et pensionnés seront mises à disposition des employeurs et caisses de pension dans leur espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu. Ces derniers pourront y accéder aux fiches de leurs salariés et/ou pensionnés en vue de les consulter et/ou télécharger.

Pendant la phase transitoire allant du 1er mai au 31 décembre 2021 l’accès par la plateforme MyGuichet.lu aux fiches n’est pas obligatoire afin que les employeurs aient la possibilité de préparer leurs différents logiciels de calcul de salaires en vue d’y intégrer les fiches dorénavant dématérialisées.

Pendant cette phase les salariés et les pensionnés devront toujours, comme par le passé, remettre leur(s) fiche(s) au(x) débiteur(s) de leur(s) salaire(s) et/ou pensions après les avoir vérifiées.

A partir du 1er janvier 2022 débutera la phase obligatoire où les employeurs et caisses de pension auront l’obligation d’accéder au moins une fois par mois au nouveau système dans le but de consulter les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et/ou pensionnés, ceci sous peine d’astreinte.

Les salariés et pensionnés n’ont à partir de ce moment plus l’obligation de remettre leur fiche à l’employeur ou la caisse de pension.

 

2. Personnes concernées

Les employeurs (personnes physiques ou morales) et caisses de pension pourront consulter et télécharger les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et/ou pensionnés à partir du 1er mai 2021 depuis leur espace professionnel sur MyGuichet.lu.

 

3. Différentes dates-clé

 

21 décembre 2020 : Possibilité de consultation et de téléchargement de la fiche de retenue d’impôt pour le salarié et pensionné ;
29 mars 2021 : Publication du fichier XSD décrivant le format XML par lequel les fiches de retenue d’impôt pourront être téléchargées ;
1er mai 2021 : Possibilité de consultation et téléchargement des fiches de retenue d’impôt des salariés et/ou pensionnés par l’employeur et/ou la caisse de pension (phase transitoire) ;
1er janvier 2022 :

Obligation pour les employeurs et caisses de pension d’accéder aux fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et/ou pensionnés ainsi que de les consulter (phase obligatoire) ;

Arrêt de l’obligation des salariés et des pensionnés de remettre leur(s) fiche(s) à(aux) employeurs ou caisses de pension.

 

 

4. Dispositions pratiques

Le téléchargement des fiches de retenue d’impôt des salariés et/ou pensionnés peut se faire en format PDF ou en format XML.

Le téléchargement est également possible par lots dans lesquels sont comprises toutes les fiches de retenue d’impôt correspondant au résultat de la recherche que l’employeur ou la caisse de pension a lancée. Si le nombre de fiches contenues dans un lot est trop important (> 100), le téléchargement se fera en mode asynchrone et uniquement dans le format XML. L’utilisateur devra dès lors effectuer une démarche correspondante et les fiches seront compilées dans un fichier zip. Dès que le fichier zip est prêt le demandeur en sera notifié par courriel.

Afin de pouvoir accéder aux fiches de retenue d’impôt, un produit LuxTrust est indispensable pour l'identification du déclarant.

Aux endroits prévus, les numéros d’identification nationaux à renseigner sont les identifiants nationaux du répertoire national des personnes physiques (matricule à 13 chiffres, sans espaces) respectivement les matricules des personnes morales (matricule à 11 chiffres, sans espaces).

 

5. Formats XML

 
6. Contacts

En cas de question, vous pouvez contacter :

  • Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
  • le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
  • votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques;
  • le bureau RTS compétent: RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord) pour les questions relatives à la fiscalité;
  • l’équipe des fiches pluriannuelles électroniques à la Division informatique de l’ACD en cas de questions techniques ne touchant pas MyGuichet.lu (fpe@co.etat.lu).

 

7. Foire aux questions (FAQ)

La foire aux questions (FAQ) est complétée au jour le jour, dès qu’il y a de nouvelles informations à communiquer.

 

8. Voir aussi

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