Fiches pluriannuelles électroniques (Volet employeur)

Introduction
Personnes concernées
Différentes dates-clé
Dispositions pratiques
Formats XML
Contacts
Guide d'utilisateur et foire aux questions (FAQ)
Exemple des lettres
Voir aussi

1. Introduction

Depuis le 1^er mai 2021 l’Administration des contributions directes (ACD) a introduit les fiches pluriannuelles électroniques, dans le but de faire un pas supplémentaire vers la digitalisation.

Les fiches de retenue d’impôt des salariés et pensionnés seront mises à disposition des employeurs et caisses de pension dans leur espace professionnel sur la plateforme MyGuichet.lu. Ces derniers peuvent accéder aux fiches de leurs salariés et/ou pensionnés en vue de les consulter et/ou télécharger.

Depuis le 1^er janvier 2022, les employeurs et caisses de pension ont l’obligation d’accéder au moins une fois par mois au nouveau système dans le but de consulter les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et/ou pensionnés, ceci sous peine d’astreinte.

Les salariés et pensionnés n’ont plus l’obligation de remettre leur fiche à l’employeur ou la caisse de pension.

2. Personnes concernées

Les employeurs (personnes physiques ou morales) et caisses de pension peuvent consulter et télécharger les fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et/ou pensionnés depuis leur espace professionnel sur MyGuichet.lu.

3. Différentes dates-clé

21 décembre 2020 :	Possibilité de consultation et de téléchargement de la fiche de retenue d’impôt pour le salarié et pensionné dans son espace privé MyGuichet.lu ;
1^er mai 2021 :	Possibilité de consultation et téléchargement des fiches de retenue d’impôt des salariés et/ou pensionnés par l’employeur et/ou la caisse de pension (phase transitoire) dans son espace professionnel MyGuichet.lu ;
1^er janvier 2022 :	Obligation pour les employeurs et caisses de pension d’accéder aux fiches de retenue d’impôt de leurs salariés et/ou pensionnés ainsi que de les consulter (phase obligatoire) dans son espace professionnel MyGuichet.lu ; Arrêt de l’obligation des salariés et des pensionnés de remettre leur(s) fiche(s) à(aux) employeurs ou caisses de pension.
à partir de mars 2024 :	Revue des accès aux fiches de retenue d’impôt par les employeurs et caisses de pension afin de procéder à leur révocation si nécessaire avant la reconduction automatique de la fin de validité des tokens.

4. Dispositions pratiques

Le téléchargement des fiches de retenue d’impôt des salariés et/ou pensionnés peut se faire en format PDF ou en format XML.

Le téléchargement est également possible par lots dans lesquels sont comprises toutes les fiches de retenue d’impôt correspondant au résultat de la recherche que l’employeur ou la caisse de pension a lancée. Si le nombre de fiches contenues dans un lot est trop important (> 100), le téléchargement se fera en mode asynchrone et uniquement dans le format XML. L’utilisateur devra dès lors effectuer une démarche correspondante et les fiches seront compilées dans un fichier zip. Dès que le fichier zip est prêt le demandeur en sera notifié par courriel.

Afin de pouvoir accéder aux fiches de retenue d’impôt, un produit LuxTrust est indispensable pour l'identification du déclarant.

Aux endroits prévus, les numéros d’identification nationaux à renseigner sont les identifiants nationaux du répertoire national des personnes physiques (matricule à 13 chiffres, sans espaces) respectivement les matricules des personnes morales (matricule à 11 chiffres, sans espaces).

5. Formats XML

Descriptif du format XSD : fichier PDF
Format XSD : fichier ZIP
Exemple XML : fichier ZIP

6. Contacts

En cas de question, vous pouvez contacter :

Luxtrust pour les questions concernant un produit Private ou Pro ;
le support de guichet.lu pour des questions relatives à l'application de transmission MyGuichet ;
votre fournisseur du logiciel pour des questions concernant les erreurs de validation syntaxiques et sémantiques;
le bureau RTS compétent: RTS 1 (Centre), RTS Esch-sur-Alzette (Sud) ou RTS Ettelbruck (Nord) pour les questions relatives à la fiscalité;
l’équipe des fiches pluriannuelles électroniques à la Division informatique de l’ACD en cas de questions techniques ne touchant pas MyGuichet.lu (fpe@co.etat.lu).

7. Guide d'utilisateur et foire aux questions (FAQ)

Le guide d'utilisateur pour les fiches pluriannuelles électroniques documente les différentes étapes à suivre par l'employeur pour consulter les fiches de retenue d'impôt de ses salariés.

La foire aux questions (FAQ) est complétée au jour le jour, dès qu’il y a de nouvelles informations à communiquer.

8. Exemple des lettres

9. Voir aussi

Accéder aux démarches et à la recherche de fiches pluriannuelles électroniques sur MyGuichet.lu
Rubrique informationnelle spécifique Fiches pluriannuelles électroniques (Volet employeur)
Newsletter du 18 novembre 2020 ayant comme objet une première information à l’attention du public intéressé par la matière ;
Newsletter du 23 décembre 2020 ayant comme objet l’information au public sur la disponibilité de la mise à disposition de certains types de courriers émis par l’ACD sur la plateforme MyGuichet.lu ;
Textes législatifs concernant l’émission de fiches pluriannuelles et électroniques par l’ACD :
- Règlement grand-ducal du 19 décembre 2020 portant modification du règlement grand-ducal modifié du 8 juillet 2002 portant exécution de l’article 143, alinéa 3 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu ;
- Règlement grand-ducal du 19 décembre 2020 portant exécution de l’article 143 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu et abrogeant le règlement grand-ducal modifié du 21 décembre 2012 remplaçant le règlement grand-ducal modifié du 21 décembre 2007 portant exécution de l’article 143 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l’impôt sur le revenu ;
Newsletter du 29 mars 2021 ayant comme objet d’apporter des précisions dans le contexte des fiches pluriannuelles électroniques pour les salariés et pensionnés ont été publiées (volet salarié et pensionné).