Toutes les fiches de retenue d'impôt sont envoyées par courrier postal à leurs destinataires par les bureaux RTS émetteurs de l'Administration des contributions directes (ACD). Il n'est pas possible de les retirer directement auprès de ces bureaux.
En cas de non réception, une fiche originale pourra toujours être délivrée sur demande du contribuable concerné. En cas de perte, le contribuable concerné peut également demander un duplicata auprès du bureau RTS émetteur (Formulaire 164).
En ce qui concerne les contribuables mariés, le choix du mode d’imposition peut être effectué ou renouvelé, pour l'année d'imposition N, jusqu’au 31 décembre de l’année d’imposition N+1. Au-delà de cette date, leur dernier choix est irrévocable.
Toutes les fiches de retenue d’impôt sont émises d’office par l’ACD, sans intervention et sans demande de la part du contribuable, dans un intervalle moyen de 30 jours ouvrables suite à toute affiliation d’un salarié par son employeur auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS).
La fiche de retenue d’impôt sera également mise à jour d’office par l’ACD, sans intervention et sans demande de la part du contribuable, dans un intervalle moyen de 30 jours ouvrables:
- suite à tout changement d'employeur ;
- suite à tout changement de désignation ou d’adresse d’un employeur ;
- suite à toute désaffiliation d’un salarié par un employeur auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) ;
- suite à toute mise en pension en application de la législation sur la sécurité sociale luxembourgeoise ;
- suite à tout changement de composition de ménage d'un contribuable auprès de la Caisse pour l'avenir des enfants (CAE) ;
- suite à tout changement d'adresse et d'état civil d'un contribuable résident auprès d’un bureau de la population ou « Biergercenter » d'une administration communale luxembourgeoise.
Les non-résidents inscrits au Registre national des personnes physiques (RNPP) peuvent effectuer une demande de mise à jour de leurs données. Par ce biais, le non-résident dont la situation de vie a changé (déménagement, changement dans la situation familiale, etc.) peut en informer toutes les administrations luxembourgeoises qui ont accès au RNPP. Alternativement, une mise à jour d'adresse ou d'état civil d'un contribuable non résident peut être faite sur demande auprès du bureau RTS Non-résidents moyennant le modèle 164 NR.
Ce modèle 164 (164R pour les résidents, 164NR pour les non-résidents) peut d'ailleurs toujours servir de demande en établissement, rectification, inscription d'une modération ou établissement d'un duplicata d'une fiche de retenue d’impôt de l'année en cours.
Le salarié imposable au Luxembourg et non affilié au CCSS doit toujours se servir du modèle 164 comme demande en premier établissement de sa fiche de retenue et en cas de changement ultérieur de sa situation.
Dès réception d'une nouvelle fiche de retenue d’impôt, l'employeur ou la caisse de pension pourront opérer la retenue d’impôt à l source sur base de cette nouvelle fiche et, le cas échéant, régulariser les retenues d’impôt à la source à partir de la nouvelle date de validité.
La compétence des bureaux RTS émetteurs des fiches de retenue d’impôt pour salariés et pensionnés dépend de la commune de résidence du contribuable pendant l’année d’imposition concernée (Bureaux RTS compétents).